DMS


Dokumenten-Management-System

DMS, „Dokumenten-Management-Systeme“, ersetzen zeitintensive und unübersichtliche, papierbasierte Prozesse.
Mittels einer Datenbank werden digitalisierte oder digitale Dokumente verwaltet. Auf Informationen können
schnell, einfach und ortsunabhängig zugegriffen werden. Dies wird ermöglicht durch eine geschickte
Indexierung, um gesucht Daten und Dokumente zügig wiederzufinden. Da alle Projektteam Zugriff auf die für sie
freigegebenen Dokumente erlangt, wird die Zusammenarbeit dieser deutlich erleichtert.

Sie haben das Ziel, die Daten und Dokumente Ihres Unternehmens zu digitalisieren?

Wir helfen Ihnen gern dabei. 


DMS mit ELO Digital Office

Vorbei sind die Zeiten papierbasierter Vorgänge, Ortsgebundenheit und ressourcenbindender Absprachen. Egal ob Mittelstand, Konzern oder öffentliche Verwaltung: Die ELO Software kennt keine Grenzen,
kommt in allen Branchen zum Einsatz und passt sich stets an Ihre individuellen Bedürfnisse an.


Primäre Aufgabe eines DMS

Die Hauptaufgabe eines DMS ist die digitale und zentrale Archivierung aller elektronischer Dokumente. Diese können verwaltet und revisionssicher archiviert werden. Unternehmens-Prozesse können durch professionelle DMS schnell und sorgfältit gestaltet werden, indem mit gesonderten Workflows und einer entsprechenden Rechteverwaltung unterstützt wird.

Ein DMS begleitet den kompletten Lebenszyklus eines Dokuments – von der Erstellung und Erfassung, über die Verteilung und Bearbeitung, bis hin zur Archivierung oder Löschung.

Die Dokumentenerfassung

Während elektronische Dokumente automatisch von dem DMS erfasst wird, müssen Papierdokumente über einen Dokumentenscanner ins System übertragen werden. Dieses speichert alle Dokumente in einem zentralen Archiv, welches für jede berechtigte Person über das Netzwerk erreichbar ist. Die entstehenden Metadaten (wie Erstellungsdatum, Art des Dokumets, enthaltene Texte etc.) werden in einer Datenbank hinterlegt.

Automatische Verteilung und Workflow Management

Der Transport von Dokumenten und die Bearbeitung in einzelnen Abteilung erfolgen komplett auf elektronischem Weg. Mittels definierter Parameter (wie Kategorie, Kundennummer, Projekt etc.) können im Rahmen eines Workflows Dokumente automatisch an den zuständigen Bearbeiter oder an Gruppen innerhalb und außerhalb des Unternehmens gesendet werden. Dadurch wird die Dokumentendurchlaufzeit verkürzt und die Transparenz einzelner Bearbeitungsschritte verbessert, da diese vollständig vom System festgehalten werden.
Das Dokument selbst wird nie herumgeschickt, sondern nur der Link unter dem es im DMS erreichbar ist. So entstehen keine Verteilerkopien, aber es besteht dennoch eine gemeinsame Datenbasis. Dadurch können Dokumente auch während der Bearbeitung von allen berechtigten Mitarbeitern, auch wenn sie nicht am Workflow beteiligt sind, eingesehen werden.

Strukturierte Informationen – unmittelbar erhältlich

Wenn das DMS eine zuverlässige Texterkennung und eine leistungsstarke integrierte Volltextsucher enthält, dauert die Suche nach Dokumenten nur wenige Sekunden. Somit haben sie die richtigen Informationen zur richtigen Zeit am richtigen Ort. Die ist die Grundlage aller Geschäftsprozesse eines Unternehmens, denn je schneller man benötigte Informationen zur Hand hat, desto schneller kann man wichtige Entscheidungen treffen.

Revisionssichere Archivierung

Ein DMS bietet die Funktion, Dokumente unveränderbar in einem schreibgeschützten Speicher abzulegen. Diese haben vor Finanzbehörden genau denselben Status wie Papierdokumente, welche für eine eventuelle Prüfung nicht mehr aufgehoben werden müssen. Allerdings sollten unterschriebene Dokumente als Original weiterhin aufbewahrt werden.